Privacy Policy

1. Pendahuluan

Dokumen ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan aplikasi Xpert-ERP. Aplikasi ini digunakan secara internal dan private oleh perusahaan, bukan aplikasi konsumen umum dan tidak mendistribusikan data kepada pihak luar.

Kami mematuhi peraturan Perlindungan Data Pribadi di Indonesia serta kebijakan privasi Apple. Informasi lokasi yang dikumpulkan digunakan hanya untuk kepentingan internal perusahaan seperti presensi dan aktivitas lapangan, dan bukan untuk tracking.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk operasional internal perusahaan, termasuk:

• Data akun: nama lengkap, email perusahaan, username, dan data profil karyawan
• Data perangkat: model perangkat, sistem operasi, versi aplikasi untuk dukungan teknis
• Data lokasi (jika diizinkan pengguna): digunakan hanya untuk presensi karyawan & aktivitas kerja lapangan
• Data operasional: aktivitas HR, catatan absensi, dan data terkait pekerjaan
• Deteksi wajah: aplikasi dapat menggunakan kamera perangkat untuk mendeteksi ada atau tidaknya wajah saat presensi atau verifikasi aktivitas kerja. Fitur ini tidak melakukan pengenalan wajah dan tidak membuat atau menyimpan faceprint, face template, face embedding, Face ID data, atau identifier biometrik.

3. Tujuan Penggunaan Data

Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:

• Mendukung operasional dan manajemen perusahaan
• Presensi karyawan dan pencatatan aktivitas kerja
• Validasi bahwa gambar presensi atau aktivitas kerja berisi wajah manusia, tanpa mengidentifikasi pengguna berdasarkan karakteristik wajah
• Keamanan akun dan sistem autentikasi
• Peningkatan performa dan stabilitas aplikasi
• Analisis internal untuk efisiensi operasional

4. Kepatuhan terhadap Kebijakan Apple (App Tracking Transparency)

Aplikasi Xpert-ERP tidak melakukan tracking dan tidak mengumpulkan data yang digunakan untuk melacak pengguna di aplikasi atau situs lain.

Kami menegaskan hal berikut:

• ❌ Kami tidak menggunakan data lokasi untuk tracking komersial atau iklan
• ❌ Kami tidak menggunakan identifier untuk iklan atau analitik pihak ketiga yang bersifat tracking
• ❌ Kami tidak melakukan profiling pengguna untuk tujuan periklanan
• ❌ Kami tidak membagikan data kepada broker data atau jaringan iklan

5. Keamanan dan Penyimpanan Data

Keamanan data Anda adalah prioritas utama kami. Kami menerapkan langkah-langkah berikut:

• 🔐 Enkripsi end-to-end untuk transmisi data
• ☁️ Penyimpanan di server cloud perusahaan dengan standar keamanan tinggi
• 🔑 Kontrol akses terbatas hanya untuk personel yang berwenang
• 📊 Audit trail lengkap untuk semua aktivitas sistem
• 🛡️ Penerapan ISO 27001 best practices untuk keamanan informasi

Data hanya dapat diakses oleh pihak internal yang memiliki otorisasi dan terikat perjanjian kerahasiaan.

6. Berbagi Data

Kami berkomitmen untuk melindungi privasi Anda:

Data hanya dibagikan dalam kondisi terbatas berikut:

• Penyedia layanan internal seperti hosting cloud atau infrastruktur IT yang terikat perjanjian kerahasiaan (NDA)
• Ketika diwajibkan oleh hukum atau regulasi pemerintah
• Untuk melindungi keamanan sistem dan mencegah fraud

Tidak ada data yang dibagikan kepada jaringan iklan atau broker data.

Data deteksi wajah tidak dibagikan kepada pihak ketiga, jaringan iklan, broker data, atau vendor biometrik.

7. Hak Pengguna

Sebagai pengguna aplikasi Xpert-ERP, Anda memiliki hak-hak berikut:

• 📋 Akses data: Meminta salinan data pribadi yang kami simpan
• ✏️ Koreksi data: Memperbarui atau memperbaiki informasi yang tidak akurat
• 🗑️ Penghapusan data: Meminta penghapusan data dalam kondisi tertentu
• 📤 Portabilitas data: Meminta data dalam format yang dapat dibaca
• 🚫 Pembatasan pemrosesan: Membatasi penggunaan data dalam kondisi tertentu

8. Retensi Data

Kami menyimpan data Anda selama:

• Anda masih aktif sebagai karyawan perusahaan
• Diperlukan untuk tujuan hukum, perpajakan, atau audit (sesuai regulasi)
• Setelah penghapusan akun, data akan dihapus dalam waktu 30 hari, kecuali data yang diwajibkan disimpan oleh hukum

Karena aplikasi tidak menyimpan face data atau data biometrik wajah, tidak ada retensi khusus untuk face data.

9. Foto Presensi dan Bukti Aktivitas

Jika terdapat foto presensi atau bukti aktivitas yang disimpan sebagai bagian dari catatan operasional perusahaan, foto tersebut disimpan sebagai data operasional internal sesuai kebijakan retensi data perusahaan. Foto tersebut tidak digunakan untuk pengenalan wajah, tracking, iklan, profiling komersial, atau pelacakan lintas aplikasi.

10. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan dikomunikasikan melalui:

• Notifikasi dalam aplikasi
• Email ke alamat terdaftar
• Pengumuman di website perusahaan

Kami mendorong Anda untuk meninjau kebijakan ini secara berkala.

11. Deteksi Wajah

Xpert-ERP dapat menggunakan kamera perangkat untuk mendeteksi ada atau tidaknya wajah saat proses presensi atau verifikasi aktivitas kerja. Fitur ini hanya digunakan untuk memastikan bahwa gambar yang diambil berisi wajah manusia. Aplikasi tidak melakukan pengenalan wajah, tidak mengidentifikasi pengguna berdasarkan karakteristik wajah, dan tidak membuat atau menyimpan faceprint, face template, face embedding, Face ID data, atau identifier biometrik.

Gambar atau frame kamera yang digunakan untuk deteksi wajah diproses hanya untuk tujuan validasi saat itu dan tidak digunakan untuk tracking, iklan, profiling komersial, atau pelacakan lintas aplikasi. Data deteksi wajah tidak dibagikan kepada pihak ketiga, jaringan iklan, broker data, atau vendor biometrik.

Karena aplikasi tidak menyimpan face data atau data biometrik wajah, tidak ada retensi khusus untuk face data. Jika terdapat foto presensi atau bukti aktivitas yang disimpan sebagai bagian dari catatan operasional perusahaan, foto tersebut disimpan sebagai data operasional internal sesuai kebijakan retensi data perusahaan.

12. Kontak & Pertanyaan

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau membutuhkan bantuan terkait privasi data, silakan hubungi kami:

1. Introduction

This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect your personal data when using Xpert-ERP. This application is used internally and privately within the company and is not intended for public or consumer distribution.

Location data, if collected, is used exclusively for internal operational purposes such as attendance and field activity verification, and not for tracking.

2. Data We Collect

We only collect data necessary for internal company operations, including:

• Account information: full name, company email, username, and employee profile data
• Device information: device model, operating system, app version for technical support
• Location data (if permitted by the user): used only for employee attendance & field work activities
• Operational data: HR activities, attendance records, and work-related data
• Face detection: the app may use the device camera to detect whether a face is present during attendance or work activity verification. This feature does not perform facial recognition and does not create or store faceprints, face templates, face embeddings, Face ID data, or biometric identifiers.

3. Purpose of Data Use

The collected data is used for the following purposes:

• Supporting company operations and management
• Employee attendance and activity recording
• Validating that an attendance or work activity image contains a human face, without identifying the user based on facial characteristics
• Account security and authentication system
• Improving app performance and stability
• Internal analysis for operational efficiency

4. Compliance with Apple App Tracking Transparency

This application does not track users and does not collect data used for tracking across apps or websites.

We confirm:

• ❌ We do not use location data for commercial tracking or advertising
• ❌ We do not use identifiers for advertising or third-party tracking analytics
• ❌ We do not perform user profiling for advertising purposes
• ❌ We do not share data with data brokers or advertising networks

5. Data Security

Your data security is our top priority. We implement the following measures:

• 🔐 End-to-end encryption for data transmission
• ☁️ Storage on company cloud servers with high security standards
• 🔑 Restricted access control only for authorized personnel
• 📊 Complete audit trail for all system activities
• 🛡️ Implementation of ISO 27001 best practices for information security

Data can only be accessed by authorized internal parties bound by confidentiality agreements.

6. Data Sharing

We are committed to protecting your privacy:

Data is only shared under limited conditions:

• Internal service providers such as cloud hosting or IT infrastructure bound by confidentiality agreements (NDA)
• When required by law or government regulations
• To protect system security and prevent fraud

No data is shared with advertising networks or data brokers.

Face detection data is not shared with third parties, advertising networks, data brokers, or biometric vendors.

7. User Rights

As a user of Xpert-ERP, you have the following rights:

• 📋 Data access: Request a copy of personal data we store
• ✏️ Data correction: Update or correct inaccurate information
• 🗑️ Data deletion: Request deletion of data under certain conditions
• 📤 Data portability: Request data in a readable format
• 🚫 Processing restriction: Limit data usage under certain conditions

8. Data Retention

We retain your data for:

• As long as you are an active employee of the company
• As required for legal, tax, or audit purposes (in accordance with regulations)
• After account deletion, data will be removed within 30 days, except data required by law to be retained

Because the app does not store face data or facial biometric data, there is no specific retention period for face data.

9. Attendance Photos and Work Activity Proof

If an attendance photo or work activity proof is stored as part of company operational records, that photo is retained as internal operational data under the company's general data retention policy. The photo is not used for facial recognition, tracking, advertising, commercial profiling, or cross-app tracking.

10. Policy Changes

We may update this privacy policy from time to time. Significant changes will be communicated through:

• In-app notifications
• Email to registered addresses
• Announcements on the company website

We encourage you to review this policy periodically.

11. Face Detection

Xpert-ERP may use the device camera to detect whether a face is present during attendance or work activity verification. This feature is used only to confirm that the captured image contains a human face. The app does not perform facial recognition, does not identify users based on facial characteristics, and does not create or store faceprints, face templates, face embeddings, Face ID data, or biometric identifiers.

The image or camera frame used for face detection is processed only for validation at that moment and is not used for tracking, advertising, commercial profiling, or cross-app tracking. Face detection data is not shared with third parties, advertising networks, data brokers, or biometric vendors.

Because the app does not store face data or facial biometric data, there is no specific retention period for face data. If an attendance photo or work activity proof is stored as part of company operational records, that photo is retained as internal operational data under the company's general data retention policy.

12. Contact & Questions

If you have questions, complaints, or need assistance regarding data privacy, please contact us: